Pengertian Vendor, Fungsi dan Cara Kerja

Fungsi vendor yang utama adalah sebagai pihak yang menyediakan barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan dalam menunjang produktifitas kerja. Vendor dibutuhkan ketika sebuah perusahaan tidak mampu menyediakan bahan baku/ jasa tenaga kerja sendiri.

Diantara fungsi fungsi lainnya dari sebuah vendor dapat anda baca melalui point point dibawah ini :

• Memasok Persediaan Barang

Salah satu fungsi utama vendor adalah memasok persediaan barang agar tidak sampai habis dipakai sebelum masanya. Tidak dapat dipungkiri bahwa ada suatu kondisi tertentu di mana permintaan meningkat sehingga berdampak pada tidak ketidakseimbangan persediaan barang yang ditawarkan. Untuk menghindari kondisi ini terjadi, keberadaan pemasok menjadi penting.

• Menjaga Alur Distribusi dan Konsumsi Tetap Berjalan

Jika diibaratkan dalam sebuah bagan, maka posisi vendor adalah pertengahan di antara distribusi dan konsumsi. Pemasok berada di tengah aktivitas distribusi yang melibatkan perputaran barang dari produsen awal ke konsumen awal. Sedangkan di arus konsumsi, pemasoklah  yang berperan mengantarkan barang untuk dikonsumsi.

• Bekerja Sama dengan Pihak Lain untuk Pengadaan

Karena pemasok seperti penjual perantara, maka tentu saja harus bekerja sama dengan pihak lain jika akan melakukan pengadaan. Contohnya begini, ada perusahaan garmen yang memproduksi kain.

Pemasok berperan menyalurkan kain tersebut kepada para pelaku usaha tekstil yang akan menjahitnya menjadi pakaian. Dalam hal ini pemasok sudah bekerja sama dengan pihak perusahaan garmen dan pihak pelaku usaha tekstil.

• Berperan Penting untuk Kelancaran Operasional

Ranah kerja pemasok adalah bagian operasional, sehingga semuanya di bidang tersebut menjadi tanggung jawab pemasok. Apabila terjadi kekeliruan, maka kelancaran operasional terganggu dan berdampak pada siklus produksi-konsumsi yang lain.

Jenis Jenis Vendor

• Vendor Penyedia Barang

Diantara jenis jenis vendor yang pertama adalah vendor penyedia barang. Umumnya vendor ini bertugas untuk menyediakan barang kepada pihak yang berkepentingan entah itu barang barang produksi sendiri maupun dari pihak ketiga.

Vendor penyedia barang bisa berupa perorangan, PT, CV maupun lembaga institusi yang menyediakan produk barang untuk dijual kepada perusahaan yang membnutuhkan.

Sebagai contoh perusahaan tekstile membutuhkan tambahan 20 mesin jahit, maka perusahaan tersebut akan mencari vendor penyedia barang yang dapat memberikan mesin jahit berkualitas dengan harga termurah.

• Vendor Penyedia Jasa

Hampir sama dengan vendor penyedia barang, hanya saja produk yang dijual atau ditawarkan oleh vendor ini berupa Jasa. Misalkan perusahaan perbankan membutuhkan tambahan 25 tenaga marketing. Maka vendor penyedia jasa ini dihubungi untuk mencari 25 tambahan tenaga marketing tersebut.

• Vendor Manajemen Pemasok

Manajemen pemasok alias vendor management adalah sistem pengelolaan supply chain yang bertujuan untuk transparansi di semua aspek pengadaan. Manajemen pemasok yang baik akan terbuka terhadap jumlah barang dan jenisnya apa saja yang dipasok, kemudian melakukan pelaporan secara berkala. Biasanya pemasok ini skalanya di tingkat perusahaan.

• Vendor Pemasok Level Bawah

Disebut juga dengan istilah pedagang kaki lima, atau istilah kerennya street vendor adalah tataran pemasok yang berada di level terbawah dari segi kuantitas. Pemasok di tingkat ini akan mensupplay barang tidak dari perusahaan langsung, melainkan dari agen atau sejenisnya dengan harga yang lebih rendah kemudian dijual kembali.

• Vendor Pemasok Fabrikasi

Pemasok fabrikasi yaitu dimana material pemesanan harus melalui mekanisme pemrosesan terlebih dahulu. Jadi tidak bisa seperti pemasok level bawah yang bisa dilakukan secara fleksibel, pemasok fabrikasi harus memproses pemesanan sesuai permintaan.

Tips Memilih Vendor yang Tepat

Memilih dan mendapatkan vendor yang memiliki mutu dan kinerja yang baik merupakan hal yang sangat penting. Empat hal utama yang diperlukan dalam memilih sebuah vendor adalah kualitas, kuantitas, kontinuitas dan harga.

Dengan melihat hal tersebut, memilih supplier yang tepat adalah kunci dalam proses pengadaan barang dan memberikan kesempatan yang besar bagi perusahaan untuk mengurangi biaya dalam sebuah proses pengadaan barang.

• Melakukan Seleksi Secara Ketat

Sebelum memilih untuk bekerja sama atau menggunakan jasa dari pemasok tertentu, Anda perlu mengedepankan sikap selektif. Tujuannya adalah untuk mencegah diambil alihnya pekerjaan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Apalagi pemasok memiliki peranan penting bagi aktivitas jual-beli.

• Mengecek Latar Belakang Vendor yang Hendak Dipilih

Mengecek latar belakang contoh vendor yang akan dipilih juga penting. Anda harus mengenali bagaimana track recordnya, apa saja jenis barang yang pernah dipasok, bagaimana pengirimannya, dan faktor lain yang perlu didetaili. Semakin banyak informasi yang Anda dapatkan, maka akan semakin berguna.

• Mempertimbangkan Kriteria Biaya

Pembiayaan selalu menjadi aspek yang perlu dipertimbangkan dalam berbagai hal, termasuk memilih pemasok. Jangan sampai pemasok yang Anda pilih malah menyebabkan over budget.

Tidak hanya merugikan pihak sendiri, tetapi juga berdampak pada pihak lainnya. Oleh karena itu, pilihlah pemasok yang sesuai anggaran. Kalau perlu lakukan survey terlebih dahulu.

• Mengecek Ketersediaan Barang

Karena dinamakan pemasok, maka sudah tampak peranannya bersinggungan dengan pemasokan barang agar selalu tersedia. Biasanya barang yang dipasok berupa bahan baku hingga bahan setengah jadi. Sebelum memilih salah satu pemasok, pastikan Anda mengecek ketersediaan barang terlebih dahulu.

Itulah informasi seputar pengertian vendor beserta jenis, fungsi, beserta tips memilihnya versi wikielektronika.com. Dalam konteks tertentu, pemilihan vendor adalah hal yang krusial karena berkaitan langsung dengan aktivitas jual beli.

Sebutan pemasok tidak hanya mengacu pada orang atau perusahaan yang menjual bahan baku, tetapi juga produk setengah jadi dan serupanya.